面接を辞退したいときは　～後編～｜転職ならジョブチェン！

面接を辞退したいときは　～後編～

面接を辞退したいときは　～前編～の続きです。

■面接辞退の理由は必要？

面接を辞退するときは、自分の都合で面接を辞退することに対する謝罪の気持ちと、時間を取って面接を設定してくれたことに対する感謝の気持ちを伝えてください。

基本的に、あえてこちらから面接辞退の理由を言う必要はありません。
必要であれば「一身上の都合」としておき、詳しい理由を聞かれたら答えるくらいで構いません。

その場合も、「他社から内定が出たので」という程度にとどめ、企業名など詳細は出さないでおきましょう。

辞退ではなく、やむを得ない事情で面接に行けなくなったときは、きちんと事情を話して謝罪し、面接の日程を再調整してほしい旨を伝えましょう。
緊急度・重要度が高い事情が発生した場合は、仮に当日のキャンセルだったとしても、その事情と謝罪の気持ちをきちんと伝えれば、面接を延期・再調整してくれる場合もあります。

ただし、何度も言っているように、当日の日程変更は非常に印象が悪いので、日程が合わないことが事前にわかった場合は、必ずわかった時点で連絡を入れるようにしましょう。

■メールや電話での面接の断り方

それでは実際に、内定を辞退するときの電話のかけ方やメールの書き方について、例を挙げて説明します。

例：電話で面接辞退を伝える場合

基本は採用担当者宛てに電話をかけますが、担当者が不在の場合は、後でもう一度改めて電話をかけ直すか、伝言をお願いしましょう。

電話が繋がったら、次のように名乗って担当者に取り次いでもらいます。

「先日、面接のお約束をさせて頂いた、○○○○(氏名)と申します。
採用ご担当の○○様はいらっしゃいますか？」

その後、担当者が電話に出たら、次のように辞退の意思を伝えます。

「○月○日の○時から面接のお約束をさせて頂いております、○○○○(氏名)と申します。
大変恐縮ですが、本日は、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
せっかく面接のご機会をいただいたにもかかわらず、こちらの都合で辞退することになってしまい、大変申し訳ありません」

例：メールで面接辞退を伝える場合

メールで連絡する場合は、基本的なビジネスメールの体裁をとれば問題ありません。
件名はメールの内容が一目でわかるように簡潔に書き、相手の社名や肩書きは省略せずに書きます。
本文の最後に署名(＋必要に応じて連絡先等)を入れておくのを忘れないようにしましょう。

件名：面接辞退のお詫び
本文：
「株式会社○○
人事部　○○○○様

お世話になっております。
○月○日の○時から面接のお約束をさせて頂いております、○○○○と申します。
この度、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
せっかく面接のご機会をいただいたにもかかわらず、こちらの都合で辞退することになってしまい、大変申し訳ありません。
勝手を申し上げまして大変恐縮ですが、何卒ご理解賜りますよう、よろしくお願い致します。
末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

○○　○○(自分の氏名)
連絡先・住所等」

以上、『面接を辞退したいときは　～後編～』でした。